Urząd Gminy Łomża

Nazwa i adres jednostki: Urząd Gminy Łomża, ul. Marii Skłodowskiej 1a, 18-400 Łomża

Stanowisko: podinspektor ds. kancelaryjnych w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich

Wymiar czasu pracy: pełny wymiar czasu pracy.
Do konkursu może przystąpić kandydat, który spełnia następujące wymagania związane ze stanowiskiem:
wymagania niezbędne:
1) jest obywatelem polskim,
2) posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,
3) posiada stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na stanowisku urzędniczym,
4) cieszy się nieposzlakowaną opinią,
5) nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo, ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
6) posiada wykształcenie wyższe drugiego stopnia na kierunku administracja,
7) posiada 2-letni staż na stanowisku w jednostce publicznej lub wykonywał przez okres co najmniej 2 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na tym stanowisku,
8) umiejętności zawodowe:
a) wiedza ogólna: dobra znajomość przepisów prawa dotyczących funkcjonowania samorządu terytorialnego, kodeksu postępowania administracyjnego, ochrony danych osobowych, instrukcji kancelaryjnej i kodeksu pracy,
b) umiejętności praktyczne: biegła znajomość obsługi komputera (pakiet Microsoft Office),

wymagania dodatkowe :

1) umiejętność analitycznego myślenia i formułowania myśli w mowie i na piśmie,
2) komunikatywność, umiejętność pracy w zespole i obsługi interesantów, kultura osobista i odporność na stres,
3) umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach,
4) posiadanie prawa jazdy kategorii min. B i praktyczna umiejętność prowadzenia pojazdów,
5) znajomość przynajmniej jednego języka obcego : angielski lub rosyjski w stopniu komunikatywnym,

Zakres podstawowych zadań na stanowisku:
1) prowadzenie kompleksowej obsługi sekretariatu – kancelarii głównej w Urzędzie Gminy Łomża,
2) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją,
3) zapewnienie obiegu dokumentów urzędowych,
4) obsługa elektronicznych skrzynek podawczych ePuap, cyfrowy urząd i poczty email,
5) obsługa posiedzeń Wójta, zebrań roboczych, spotkań z mieszkańcami, przygotowywanie konferencji,
6) prowadzenie rejestru delegacji – polecenia wyjazdów służbowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie rejestru wyjść w godzinach służbowych, przygotowywanie listy obecności,
8) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników urzędu i kierowników jednostek podległych,
9) prowadzenie dokumentacji pracowniczej za wyjątkiem akt osobowych,
10) wywieszanie zawiadomień o orzecznictwach sądów, informacji komorniczych, ogłoszeń publicznych,
11) prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
12) zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe, przygotowanie zamówień publicznych w zakresie obsługi sekretariatu,
13) przyjmowanie wniosków o okresowy najem nieruchomości gminnych, przygotowywanie umów
14) obsługa klienta urzędu, udzielanie informacji, wydawanie formularzy urzędowych,
15) prowadzenie rejestru szkoleń oraz dokumentów związanych z polityką szkoleniową urzędu,
16) przygotowanie i wprowadzanie danych z zakresu stanowiska do Biuletynu Informacji Publicznej,
17) przygotowywanie projektów pism Wójta,
18) prowadzenie elektronicznego kalendarza pracy Wójta,
19) przygotowywanie sprawozdań, okresowych informacji,
20) prowadzenie dokumentacji zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Informacja o warunkach pracy na stanowisku:
1) zatrudnienie planowane : nie później niż w ciągu miesiąca od zakończenia postępowania konkursowego,
2) pierwsza umowa na czas określony (w przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym umowę o pracę zawiera się na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy i w tym okresie należy odbyć służbę przygotowawczą),
3) stanowisko – podinspektor,
4) praca w pełnym wymiarze czasu pracy (cały etat),
5) wynagrodzenie na zasadach określonych w przepisach regulujących wynagradzanie pracowników samorządowych,
6) praca w budynku Urzędu,
7) stanowisko wyposażone w sprzęt niezbędny do pracy na stanowisku.

Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
W miesiącu styczniu 2018 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Gminy Łomża nie był wyższy niż 6%.
Wymagane dokumenty:
1) list motywacyjny (z podaniem numeru telefonu do kontaktu),
2) życiorys (CV),
3) kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
4) kserokopie dokumentów poświadczających posiadane wykształcenie,
5) kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji i umiejętności oraz doświadczenia zawodowego (zaświadczenia, certyfikaty),
6) kserokopie świadectw pracy bądź dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej przez wymagany okres czasu,
7) własnoręcznie podpisane oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z praw publicznych oraz o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
8) własnoręcznie podpisane oświadczenie, że stan zdrowia kandydata pozwala na zatrudnienie na w/w stanowisku,
9) własnoręcznie podpisane oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L. 216.119.1 z dnia 2016.05.04) na potrzeby postępowania rekrutacyjnego a także na okres podlegający kontroli i przechowywania.
Termin i miejsce składania ofert
Termin: do dnia 18 marca 2019 r.
Miejsce składania dokumentów:
Urząd Gminy Łomża, ul. Marii Skłodowskiej Curie 1a, 18-400 Łomża.
Ofertę należy złożyć osobiście w kancelarii ogólnej – pokój nr 4 (sekretariat) lub wysłać pocztą w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Nabór na wolne stanowisko podinspektora ds. kancelaryjnych
Informacje pozostałe:
1) Wszystkie wymagane dokumenty, w tym kopie należy opatrzyć własnoręcznym podpisem.
2) Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w ogłoszeniu, albo bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym.
3) Dokumenty złożone na potrzeby konkursu nie są zwracane i będą przechowywane zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej.
4) Informacja o wynikach konkursu będzie umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w Urzędzie Gminy Łomża.
Dodatkowe informacje i wyjaśnienia w sprawie konkursu można uzyskać pod nr tel. 086 4737333

Łomża, dnia 04 marca 2019 r.

Klauzula informacyjna dla kandydatów

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L. 216.119.1 z dnia 2016.05.04) informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Gminy Łomża, ul. Marii Skłodowskiej Curie 1a 18-400 Łomża,
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych email: iod@gminalomza.pl,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb aktualnej rekrutacji na wolne stanowisko urzędnicze, kontroli i przechowywania na podstawie art. 6, 13 i 15 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz art 6 ust 1 lit a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r,
4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres rekrutacji oraz przez okres przechowywania akt sprawy wynikający z Instrukcji Kancelaryjnej,
5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
6) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Danych Osobowych,
7) podanie danych osobowych jest obligatoryjne na podstawie wskazanych wyżej przepisów prawa; w przypadku nie podania wymaganych danych oferta kandydata nie będzie brana pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym,
8) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.