Regulamin realizacji praw osób, których dane dotyczą w Urzędzie Gminy Łomża

ADO podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie fizycznej, wszelkich informacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych dotyczących tej osoby,
ADO nie odmawia osobie, której dane dotyczą realizacji praw przysługujących jej na mocy art. 15-22 RODO, chyba że wykaże, iż nie jest w stanie zidentyfikować tej osoby,
W terminie nie dłuższym niż miesiąc od otrzymania wniosku udziela się osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15-22 RODO. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania informuje się osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia,
Informacja udzielana jest na piśmie lub w inny sposób, w tym elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość tej osoby. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swój wniosek elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba ta zażąda innej formy,
W przypadku braku możliwości podjęcia działań w związku z wnioskiem osoby, której dane dotyczą, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania wniosku informuje się tą osobę, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem,
Wykonywanie praw osób, których dane dotyczą jest nieodpłatne,
Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne,
w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może:
Pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań;
Odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
Obowiązek wykazania, że żądanie ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter, spoczywa na ADO,
W przypadku wystąpienia uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej składającej wniosek, można zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości tej osoby,
IOD opracowuje wzór wniosku o realizację praw osób wynikających z RODO
– załącznik nr 3,
IOD prowadzi Rejestr wniosków o realizację praw osób, których dane dotyczą
– Załącznik nr 4.

1. Obowiązek informacyjny

Informacje podawane w przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której dane dotyczą:
ADO podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie informacje wymienione w art. 13 ust. 1, 2 RODO,
Jeżeli ADO planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem,
informuje osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO,
Powyższe zapisy nie mają zastosowania, gdy - i w zakresie, w jakim - osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.
Informacje podawane w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niżod osoby, której dane dotyczą,
ADO podaje osobie, której dane dotyczą, informacje wymienione w art. 14 ust. 1,2 RODO,
ADO informacje o których mowa w art. 14 ust. 1,2 podaje:
w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych - najpóźniej w ciągu miesiąca,
jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z osobą, której dane dotyczą - najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji z osobą, której dane dotyczą,
jeżeli planuje się ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy - najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu,
jeżeli ADO planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem informuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 14 ust. 2 RODO.
Powyższe zapisy nie mają zastosowania, gdy - i w zakresie, w jakim:
osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami;
udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku; w szczególności w przypadku przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, z zastrzeżeniem warunków i zabezpieczeń, o których mowa
w art. 89 ust. 1 RODO, lub o ile obowiązek, o którym mowa w art. 14 ust. 1 RODO, może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania. W takich przypadkach ADO podejmuje odpowiednie środki, by chronić prawa i wolności oraz prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą, w tym udostępnia informacje publicznie;
pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega ADO, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą;
Dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy,
IOD opracowuje i aktualizuje wzór informacji podawanych w przypadku zbierania danych osobowych od osób fizycznych. (Załącznik nr 1 - Klauzula Informacyjna),
Obowiązek informacyjny powinien być wykonany w stosunku do osób fizycznych, których te dane dotyczą.

2. Prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od ADO potwierdzenia,
czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz informacji wymienionych w art. 15 ust. 1 RODO,
Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem,
ADO dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, ADO może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną,
Prawo do uzyskania kopii, o której mowa w art. 15 ust. 3 RODO, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

3. Prawo do sprostowania danych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe,
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowych oświadczeń.

4. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od ADO niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych. Dane te zostają usunięte bez zbędnej zwłoki, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie;
dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.
Jeżeli dane osobowe, osoby fizycznej zostały upublicznione, to biorąc pod uwagę dostępną technologię i koszt realizacji podejmowane są rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować administratorów przetwarzających te dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda, by administratorzy ci usunęli wszelkie łącza do tych danych, kopie tych danych osobowych lub ich replikacje.
Prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne:

wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy odrębnych przepisów prawa;
celów archiwalnych w interesie publicznym;
o wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej ADO;
o celów badań naukowych lub do celów statystycznych;
o ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
o korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji.

5. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od ADO ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
Osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający ADO sprawdzić prawidłowość tych danych;
Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
ADO nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
sobą, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie ADO są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, takie dane osobowe można przetwarzać, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego,
Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania ADO informuje o tym osobę, której dane dotyczą, która żądała takiego ograniczenia.

6. Obowiązek powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania

ADO informuje o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, których dokonał zgodnie z art. 16, art. 17 ust. 1 i art. 18 RODO, każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku,
ADO informuje osobę, której dane dotyczą, o tych odbiorcach, jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda.

7. Prawo do przenoszenia danych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła ADO, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony ADO, jeżeli:
Przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO lub na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
wykonując prawo do przenoszenia danych, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez ADO bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Wykonanie niniejszego prawa, pozostaje bez uszczerbku dla prawa do usunięcia danych,
Prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej ADO,
Realizacja prawa do przenoszenia danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa
i wolności innych.

Pliki do pobrania: